Was ist RPA? Robotic Process Automation einfach erklärt.

Roboter in der Buchhaltung? Software, die selbstständig Rechnungen verarbeitet? Was vor wenigen Jahren noch nach Science-Fiction klang, ist heute Realität in tausenden Unternehmen. Robotic Process Automation – kurz RPA – revolutioniert die Art, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse gestalten. Doch was steckt wirklich hinter dem Begriff?

RPA (Robotic Process Automation) ist eine Technologie zur Automatisierung regelbasierter, wiederkehrender Geschäftsprozesse. Software-Roboter übernehmen dabei manuelle Tätigkeiten am Computer, indem sie menschliche Eingaben in bestehenden Systemen nachahmen.

•     Wofür?
  Zur Entlastung von Mitarbeitern, Senkung von Kosten und Reduzierung von Fehlern bei repetitiven Aufgaben.
•     Wie?
  Software-Bots arbeiten auf der Benutzeroberfläche bestehender Anwendungen und führen definierte Prozessschritte automatisch aus.
•     Beispiele:
  Rechnungsprüfung, Dateneingabe zwischen Systemen, Formularverarbeitung, Report-Erstellung.

Was bedeutet RPA?

RPA steht für Robotic Process Automation – auf Deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Dabei handelt es sich um Software-Roboter, die repetitive Geschäftsprozesse automatisiert ausführen. Diese sogenannten Bots arbeiten auf der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) bestehender Anwendungen – genau so, wie es ein menschlicher Mitarbeiter tun würde.

Der entscheidende Unterschied zu klassischer Automatisierung ist, dass RPA keine aufwendige Schnittstellenprogrammierung braucht. Die Software setzt auf bestehende Systeme auf und ahmt menschliche Interaktionen nach – vom Einloggen über das Kopieren von Daten bis zum Ausfüllen von Formularen.

Wichtig zu verstehen: Bei RPA handelt es sich nicht um physische Roboter wie in der Fertigungsindustrie. Es sind reine Software-Anwendungen, die als virtuelle Arbeitskräfte mit eigenen Zugangsdaten operieren.

Wie ist RPA entstanden?

Die Wurzeln der RPA reichen bis in die frühen 2000er Jahre zurück. Damals kamen erste Screen-Scraping-Tools (automatisches Auslesen von Bildschirminhalten) auf den Markt, die automatisiert Daten aus Web-Formularen extrahierten. Parallel entwickelte sich die Testautomatisierung in der Software-Qualitätssicherung – ein Bereich, der später zum Sprungbrett für RPA werden sollte.

Bereits 2001 gründeten ehemalige Systemintegratoren in Grossbritannien Blue Prism – einer der ersten dedizierten RPA-Anbieter. Der eigentliche Durchbruch kam jedoch erst nach der Finanzkrise 2007/2008: Der verstärkte Kostendruck zwang Unternehmen, nach effizienteren Wegen zur Prozessabwicklung zu suchen. RPA bot eine schnelle Lösung ohne aufwendige IT-Projekte.

Heute hat sich RPA von einfachen Makros zu ausgereiften Low-Code- und No-Code-Plattformen entwickelt, die auch ohne Programmierkenntnisse bedienbar sind.

Wie funktioniert RPA technisch?

RPA basiert auf drei Kerntechnologien: Workflow-Automatisierung, Screen Scraping und regelbasierte Entscheidungslogik. Die Abläufe werden über visuelle Flussdiagramme modelliert: Per Drag-and-Drop zieht der Anwender einzelne Arbeitsschritte auf eine Arbeitsfläche und verbindet sie miteinander.

Der Software-Roboter erhält dabei eigene Anmeldedaten und arbeitet wie ein virtueller Mitarbeiter. Er greift auf dieselben Anwendungen zu wie ein Mensch: ERP-Systeme (Warenwirtschaft und Ressourcenplanung), CRM-Software (Kundenmanagement), E-Mail-Programme oder Webportale. Die Integration erfolgt über die Benutzeroberfläche – nicht über aufwendige API-Schnittstellen.

Moderne RPA-Plattformen übersetzen die visuell modellierten Abläufe automatisch in ausführbare Skripte. Der Bot folgt dann exakt den definierten Regeln und dokumentiert jeden Schritt lückenlos.

Was ist der Unterschied zwischen Attended und Unattended RPA?

In der RPA-Welt unterscheidet man drei Automatisierungstypen, die sich grundlegend in ihrer Arbeitsweise unterscheiden.

Unattended RPA (vollautomatisiert)

Der Roboter arbeitet komplett selbstständig im Hintergrund – ohne menschliches Eingreifen. Er startet nach definierten Triggern (Auslöser wie eingehende E-Mails oder Zeitpläne) und eignet sich besonders für Back-Office-Prozesse mit hohem Volumen: Massendatenverarbeitung, nächtliche Batch-Jobs (gebündelte Stapelverarbeitung) oder automatisierte Berichtserstellung.

Attended RPA (teilautomatisiert)

Hier fungiert der Bot als digitaler Assistent des Mitarbeiters. Er wird manuell gestartet und unterstützt bei Routineaufgaben – etwa beim Zusammentragen von Kundendaten aus verschiedenen Systemen während eines Telefonats. Der Mensch behält die Kontrolle und übernimmt analytische Aufgaben.

Hybrid RPA

Die Kombination beider Ansätze: Teile eines Prozesses laufen vollautomatisch, während an definierten Stellen menschliche Entscheidungen eingeholt werden. Dieser Ansatz eignet sich für komplexe Workflows, die sowohl Standardschritte als auch Ausnahmebehandlung erfordern.

Überblick: Attended vs. Unattended vs. Hybrid RPA

Typ	Arbeitsweise	Einsatzbereich	Beispiel
Unattended	Vollautomatisch, läuft im Hintergrund	Back-Office, Batch-Prozesse	Nächtliche Berichtserstellung
Attended	Digitaler Assistent, manuell gestartet	Front-Office, Kundenkontakt	Daten sammeln während Telefonat
Hybrid	Kombination beider Ansätze	Komplexe Workflows	Standardschritte + Ausnahmeprüfung

Welche Vorteile bietet RPA für Unternehmen?

Die Vorteile von RPA sind messbar und vielfältig. Studien zeigen einen ROI (Return on Investment) von 30 bis 200 Prozent bereits im ersten Jahr nach der Implementierung.

•     Kostensenkung: Software-Roboter arbeiten rund um die Uhr, machen keine Pausen und benötigen keinen Urlaub. Die Lizenzkosten liegen deutlich unter den Personalkosten für vergleichbare Tätigkeiten.
•     Fehlerreduktion: Bots machen keine Flüchtigkeitsfehler. Sie vergessen keine Schritte und führen Berechnungen immer korrekt aus – bei regelbasierten Aufgaben sinkt die Fehlerquote auf nahezu null.
•     Mitarbeiterentlastung: Monotone Routineaufgaben werden ausgelagert. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
•     Compliance und Revisionssicherheit: Jeder Schritt wird lückenlos dokumentiert. Audit-Trails entstehen automatisch und erfüllen regulatorische Anforderungen.
•     Schnelle Implementierung: Einfache Prozesse lassen sich in zwei bis sechs Wochen automatisieren – ohne Eingriffe in bestehende IT-Systeme.

Für welche Prozesse eignet sich RPA?

Nicht jeder Prozess ist für RPA geeignet. Die Technologie entfaltet ihre Stärken bei Aufgaben, die folgende Kriterien erfüllen: strukturiert, regelbasiert, wiederkehrend und mit hohem Volumen.

Typische Einsatzgebiete sind:

•       Dateneingabe und -migration zwischen Systemen
•       Ausfüllen von Formularen und Anträgen
•       Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen
•       Stammdatenpflege in CRM- und ERP-Systemen
•       Erstellung standardisierter Berichte und Statusmeldungen
•       Verarbeitung von E-Mails und Anhängen nach definierten Regeln

Der Grundsatz lautet: Überall dort, wo Menschen heute repetitive Aufgaben am Computer ausführen, kann RPA potenziell eingesetzt werden.

In welchen Branchen wird RPA eingesetzt?

RPA hat sich branchenübergreifend etabliert. Besonders stark verbreitet ist die Technologie in datenintensiven Sektoren:

•     Finanzdienstleistungen und Banken: KYC-Prüfungen (Know Your Customer), Kontoeröffnungen, Kreditanträge, Geldwäscheprävention
•     Versicherungen: Schadenbearbeitung, Policenmanagement, automatische Prüfung von Versicherungsanträgen
•     Gesundheitswesen: Patientendatenverwaltung, Abrechnungsprozesse, Terminkoordination
•     Handel und E-Commerce: Lagerverwaltung, Bestellmanagement, automatisierte Kundenbenachrichtigungen
•     Telekommunikation: Kundenservice, Tarifwechsel, Vertragsmanagement
•     Öffentliche Verwaltung: Antragsbearbeitung, Formularprüfung, automatische Zustellung von Bescheiden

Was ist der Unterschied zwischen RPA, BPM und KI?

Die Begriffe werden oft verwechselt, bezeichnen aber unterschiedliche Ansätze.

BPM (Business Process Management) verändert die zugrundeliegende Geschäftslogik. Es erfordert Backend-Integration und Schnittstellenprogrammierung – ein umfassender, aber auch aufwendiger Ansatz zur Prozessoptimierung.

RPA arbeitet auf bestehenden Oberflächen ohne Eingriff in die IT-Systeme. Die Technologie ist prozessgesteuert und folgt fest definierten Regeln.

Künstliche Intelligenz (KI) ist datengesteuert und lernt aus Mustern. KI kann komplexe Entscheidungen treffen und sich an neue Situationen anpassen – Fähigkeiten, die reiner RPA fehlen.

Eine hilfreiche Unterscheidung: RPA steht für das Tun (Ausführen definierter Aufgaben), während KI für das Denken und Lernen steht. In der Praxis ergänzen sich beide Technologien zur sogenannten Intelligenten Prozessautomatisierung (IPA).

Vergleich: RPA vs. BPM vs. KI

Kriterium	RPA	BPM	KI
Ansatz	Regelbasiert	Prozessoptimierung	Datengesteuert
Integration	Über GUI	Backend/APIs	Lernende Modelle
Stärke	Repetitive Aufgaben	Prozess-Redesign	Komplexe Entscheidungen
Aufwand	Niedrig	Hoch	Mittel bis hoch

Warum scheitern 30-50 % der RPA-Projekte?

Trotz aller Vorteile erreichen viele RPA-Initiativen nicht die erhofften Ergebnisse. Studien von Deloitte und Gartner zeigen: 30 bis 50 Prozent der RPA-Projekte verfehlen die ursprünglich gesteckten Ziele. Die häufigsten Ursachen:

•     Falsche Prozessauswahl: Es werden Prozesse automatisiert, die zu komplex, zu selten oder schlecht dokumentiert sind.
•     Ineffiziente Prozesse automatisiert: Wer einen schlechten Prozess automatisiert, macht ihn nur schneller schlecht – nicht besser.
•     Fehlende Prozessanalyse: Ohne Transparenz über die tatsächlichen Abläufe fehlt die Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung.

Process Mining schafft hier Abhilfe. Die Technologie analysiert Event-Log-Daten (digitale Protokolle aller Systemaktivitäten) aus IT-Systemen und visualisiert, wie Prozesse tatsächlich ablaufen – inklusive aller Varianten, Engpässe und Abweichungen. So lassen sich die richtigen Prozesse für die Automatisierung identifizieren.

Welche Enterprise-Anforderungen muss RPA erfüllen?

Für den unternehmensweiten Einsatz müssen RPA-Lösungen strenge Anforderungen an Sicherheit, Governance und Skalierbarkeit erfüllen.

•     Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Unterschiedliche Berechtigungsstufen für Entwickler, Administratoren und Anwender.
•     Audit-Logs und Revisionssicherheit: Lückenlose Protokollierung aller Aktionen – wer hat wann welche Änderung vorgenommen?
•     Entwicklungs- und Testumgebungen: Getrennte Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktivbetrieb.
•     Intelligentes Scheduling: Priorisierung und Lastverteilung für den parallelen Betrieb vieler Bots.
•     Compliance-Unterstützung: Einhaltung regulatorischer Anforderungen wie DSGVO oder branchenspezifischer Vorschriften.

Welche Grenzen und Herausforderungen hat RPA?

RPA ist kein Allheilmittel. Die Technologie stößt dort an ihre Grenzen, wo unstrukturierte Daten, komplexe Entscheidungen oder häufig wechselnde Prozesse im Spiel sind.

Strukturierte Prozesse als Voraussetzung: RPA benötigt klare Regeln und vorhersehbare Abläufe. Dokumente mit Zweideutigkeiten oder Prozesse, die viel Ermessensspielraum erfordern, eignen sich nicht.

Wartungsaufwand: Ändern sich die Quellsysteme – etwa nach einem Software-Update – müssen die Bots angepasst werden. Ohne kontinuierliche Pflege veralten Automatisierungen schnell.

Change Management: Mitarbeiter müssen die Technologie verstehen und akzeptieren. Ohne Kommunikation und Schulung droht Widerstand gegen die Roboter-Kollegen.

Skalierungsprobleme: Der Weg vom erfolgreichen Pilotprojekt zum unternehmensweiten Rollout ist oft steiniger als erwartet. Viele Unternehmen kommen über die ersten zehn Bots nicht hinaus.

Wie gelingt der Einstieg in RPA?

Eine erfolgreiche RPA-Implementierung beginnt nicht mit der Technologie, sondern mit der Prozessanalyse.

Schritt 1: Prozesse identifizieren.
Welche Aufgaben sind repetitiv, regelbasiert und zeitintensiv? Wo entstehen häufig Fehler durch manuelle Eingaben?

Schritt 2: Prozesse dokumentieren.
Die Sachbearbeiter kennen ihre Abläufe am besten. Ihre Einbindung ist entscheidend für eine vollständige Prozessaufnahme.

Schritt 3: Proof of Concept.
Mit einem überschaubaren Pilotprojekt lässt sich testen, ob RPA in der eigenen IT-Landschaft funktioniert.

Schritt 4: Anbieter auswählen.
Führende RPA-Plattformen sind UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism und Microsoft Power Automate. Die Wahl hängt von Anforderungen, Budget und bestehender IT-Infrastruktur ab.

Schritt 5: Center of Excellence aufbauen.
Für die nachhaltige Skalierung empfiehlt sich ein zentrales Kompetenzzentrum, das Entwicklung, Betrieb und Weiterentwicklung der RPA-Lösung koordiniert.

Wie sieht die Zukunft von RPA aus?

RPA entwickelt sich rasant weiter. Der nächste Evolutionsschritt heißt Agentic Process Automation – KI-Agenten, die nicht nur vordefinierte Aufgaben ausführen, sondern eigenständig Ziele verfolgen, Pläne erstellen und auf unerwartete Situationen reagieren.

Die Integration von generativer KI erweitert das Einsatzspektrum erheblich. Während klassische RPA auf strukturierte Daten angewiesen ist, können KI-erweiterte Bots auch unstrukturierte Texte, E-Mails oder Dokumente verstehen und verarbeiten.

Der Begriff Hyperautomation beschreibt diese Konvergenz: Die Kombination aus RPA, KI, Process Mining und weiteren Automatisierungstechnologien zu einer umfassenden Automatisierungsplattform. Der weltweite RPA-Markt hat 2024 bereits die 13-Milliarden-Dollar-Marke überschritten – Analysten prognostizieren weiteres starkes Wachstum durch die zunehmende KI-Integration.

FAQ - Häufig gestellte Fragen zu RPA